З питань витребування документiв з Украïни особи, якi проживають за кордоном, звертаються до дипломатичних представництв та консульських установ Украïни в краïнi перебування для оформлення вiдповiдного запиту в Україну.

Запити по витребуванню документiв можуть надсилатися громадянами безпосередньо на адреси архiвних установ Украïни. Про результати розгляду таких звернень громадян iнформують дипломатичнi представництва та консульськi установи Украïни.

Пам´ятка по витребуванню з Украïни документiв про реєстрацiю актiв громадянського стану

На пiдтвердження фактiв, що пiдлягають реєстрацiï в органах реєстрацiï актiв громадянського стану, цими органами видаються належним чином засвiдченi свiдоцтва або довiдки, якi мiстять основнi данi про особу.

1. Повторнi свiдоцтва видаються особам, на яких складено запис акта громадянського стану, а повторнi свiдоцтва про народження дiтей можуть видаватися ïх батькам i усиновителям. Повторнi свiдоцтва про народження дiтей, якi не досягли 18 рокiв, можуть також видаватися опiкунам, пiклувальникам i адмiнiстрацiï дитячих закладiв, в яких дiти перебувають на вихованнi. Особам, яким виповнилося 16 рокiв, повторнi свiдоцтва можуть видаватися при наявностi паспорта.

Особi, позбавленiй батькiвських прав, повторнi свiдоцтва про народження дiтей не видаються. При видачi повторного свiдоцтва про народження вiдомостi про батькiв наводяться у повнiй вiдповiдностi з даними запису акта про народження.

Повторнi свiдоцтва про смерть видаються лише родичам померлого (дiтям померлого, в тому числi й усиновленим, другому з подружжя, братам i сестрам померлого, дiду i бабцi померлого як з боку батька, так i з боку матерi).

Родиннi вiдносини повиннi бути пiдтвердженi документально.

2. Повторнi свiдоцтва про одруження, яке припинено, не видаються. В цьому разi на прохання заявникiв видається довiдка встановленого зразка.
3. Довiдки про реєстрацiю актiв громадянського стану видаються особам, на яких складено актовий запис. Крiм того, довiдки про реєстрацiю народження, одруження, розiрвання шлюбу, перемiни прiзвища, iменi, по батьковi, про внесення змiн, доповнень, виправлень в запис акта видаються родичам по прямiй висхiднiй та низхiднiй лiнiï, а також усиновителям, опiкунам та пiклувальникам.
4. В заявi про видачу повторного свiдоцтва зазначаються: прiзвище, iм´я, по батьковi та адреса заявника; прiзвище, iм´я, по батьковi особи, вiдносно якоï запитується свiдоцтво; яке необхiдне свiдоцтво; коли i яким органом реєстрацiï актiв громадянського стану складено запис акта громадянського стану; мета запиту повторного свiдоцтва.

Якщо запитується свiдоцтво про народження, додатково зазначаються прiзвище, iм´я, по батьковi батькiв. При витребуваннi свiдоцтва про одруження або розiрвання шлюбу зазначається також з ким зареєстровано чи розiрвано шлюб.

Пам´ятка по легалiзацiї документiв в МЗС України (станом на травень 2005 року)

1. Департамент Консульської служби МЗС України, у вiдповiдностi з положеннями Вiденської конвенцiї про консульськi зносини 1963 року, Консульського статуту України, затвердженого Указом Президента України N127/94, здiйснює легалiзацiю документiв, виданих офiцiйними установами України i призначених для використання за кордоном. З 22 грудня 2003 року для України набула чинності Гаазька Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, 1961 року. Додаткову інформацію з питань апостиля можна знайти в розділі "Засвідчення офіційних документів".
2. Департамент Консульської служби легалiзує наступнi документи:
   • оригiнали офiцiйних документiв нового українського зразка, виданi органами реєстрацiї актiв громадянського стану, засвiдченi обласним управлiнням юстицiї в тiй областi, де вони виданi, управлiнням юстицiї АР Крим, мiським управлiнням юстицiї для мiст Києва та Севастополя, Центральним та Лiвобережним РАГС м. Києва;
   • оригiнали документiв про освiту мiжнародного зразка легалiзуються у супроводi листа-заявки вищого навчального закладу, що видав документи, засвiдченого у мiнiстерствi, яке курує вiдповiдний навчальний заклад;
   • копiї, переклади та iншi документи, засвiдченi або виданi державними нотарiусами, засвiдченi в Мiнiстерствi юстицiї України.
   Пiсля легалiзацiї в Департаментi Консульської служби, офiцiйнi документи повиннi бути засвiдченi в дипломатичному представництвi тiєї країни, де вони будуть використовуватись.
3. Департамент консульської служби не легалiзує документи, складенi на територiї iноземних держав. Такi документи повиннi бути легалiзованi в консульськiй установi України в державi походження документiв. У разi вiдсутностi в країнi походження документiв консульської установи України, iноземнi документи можуть бути легалiзованi Департаментом Консульської служби МЗС України, за умови засвiдчення в МЗС країни походження документiв та в консульськiй установi цiєї країни, що представляє її iнтереси в Українi.
4. Документи фiзичних осiб приймаються на легалiзацiю при наявностi паспорта або iншого документа, що засвiдчує особу, при легалiзацiї довiдок про сiмейний стан обов´язкова наявнiсть загальногромадянського паспорта. В разi необхiдностi здати на легалiзацiю документи, що належать або виписанi на iм´я iншої особи, заявник повинен надати нотарiальне доручення вiд власника документiв. Доручення, видане компетентними органами iноземної держави, повинно бути засвiдчене Консульською установою України, яка дiє в цiй державi.
5. Документи юридичних осiб приймаються на легалiзацiю у супроводi листа-заявки на бланку з реквiзитами та печаткою, в якому зазначаються перелiк документiв, мета, з якою вони легалiзуються, данi про особу, яка уповноважена здати документи. При необхiдностi пiдтвердити факти, викладенi в документах, що легалiзуються, ДКС МЗС може вимагати пред´явлення додаткових документiв.
6. Усi громадяни, якi здають документи на легалiзацiю, заповнюють заявку-анкету.
7. За легалiзацiю справляється консульський збiр, який сплачується пiсля здачi документiв на легалiзацiю безпосередньо в ощаднiй касi, розташованiй в будинку МЗС України:
   • документи вiд громадян України - 8,5 гривень;
   • документи вiд юридичних осiб та органiзацiй, що стосуються їх дiяльностi - 85 гр.;
   • документи вiд осiб, якi не є громадянами України - 17 гр.;
   • розгляд звернення про легалiзацiю документiв - 8,5 гр.
   Консульський збір сплачується за такими банківськими реквізитами: рахунок N31111067500011; код платежу 15030000; банк одержувача: УДК у м. Києві МФО 820019, одержувач ВДК у Шевченківському р-ні м.Києва, ЄДРПОУ 26077968.
8. Документи оформлюються на наступний робочий день з дня прийому. За оформлення документiв у термiновому порядку протягом одного робочого дня стягується подвiйний тариф консульського збору.
9. Вiддiл апостилю та витребування Департаменту Консульської служби працює всi робочi днi:
   • прийом документiв - 9.00-12.00;
   • видача легалiзованих документiв - 16.00-17.00;
   • адреса ДКС МЗС: 01018, м. Київ, вул. Велика Житомирська, 2;
   • телефон для довiдок з питань легалiзацiї: (044) 238-16-69;
   • факс: (044) 253-94-93.
10. Консультацiю щодо легалiзацiї можна отримати вiд працiвникiв ДКС МЗС у віконцях N1, N2. Вiдповiдальнiсть за достовiрнiсть iнформацiї, отриманої з iнших джерел, ДКС МЗС не несе.
11. Правила, викладенi в цiй пам´ятцi, можуть змiнюватись.
12. Правила консульської легалiзацiї в консульських установах iноземних держав в Українi можна отримати лише вiд цих консульств.
13. Листи до відділу легалізації документів електронною поштою можна надсилати за адресами: cons_sld@mfa.gov.ua та cons_vld@mfa.gov.ua.